Ansøgning Ved hjælp af informationer som omfatter bl.a. omfanget af certificeringen og de lovkrav, som virksomheden er underlagt, afgiver Valcert ApS et tilbud på certificering. Tilbuddet omfatter også overvågningsbesøg. Når det er underskrevet, bliver dette dokument den formelle certificeringsaftale. Det inkluderer Valcert ApS standardvilkår. Valcert ApS udpeger et auditteam bestående af personale godkendt af Valcert ApS under hensyntagen til de nødvendige færdigheder og kompetencer samt eventuelle særlige forhold (f.eks. upartiskhed), der gør sig gældende for det pågældende certificeringsaudit. Derudover kan observatører (interne auditorer eller auditorer under uddannelse) fra Valcert ApS også deltage. Det udpegede team præsenteres derefter for virksomheden, som kan rejse berettigede indsigelser mod teamets sammensætning.
Indledende certificering Selve certificeringsprocessen deles typisk op i to dele, fase 1 og fase 2.
Fase 1
Formålet med fase 1 er:
at fastlægge det organisatoriske og fysiske omfang af ledelsessystemet
sikre, at virksomheden har udformet sit ledelsessystem i overensstemmelse med gældende krav, herunder krav til ledelsessystemdokumentation
skabe grundlag for at planlægge og udføre fase 2
Fase 1 omfatter gennemgang af dokumentationen for systemet og besøg i virksomheden. I visse tilfælde kan det være muligt at gennemføre fase 1 uden besøg i virksomheden.
Efter fase 1-besøget modtager virksomheden en rapport, der viser eventuelle problemområder og forbedringsområder. Korrigerende handlinger skal behandles og lukkes af virksomheden inden fase 2 besøget.
I rimelig tid før fase 2-besøget modtager virksomheden en plan for, hvordan fase 2-besøget vil forløbe.
Fase 2
Formålet med fase 2 er at bestemme:
om virksomhedens ledelsessystem er implementeret i overensstemmelse med kravene
om virksomhedens implementering af sit ledelsessystem er effektiv
om virksomhedens ledelsessystem er i stand til at håndhæve virksomhedens politikker og nå mål
Afvigelser Behandling af afvigelser fundet i processen, foregår oftest ved enten fremsendelse af dokumentation for behandling samt/eller et opfølgningsbesøg på virksomheden.
Overordnet gælder følgende for verificering af korrigerende handlinger i processen:
Fase 1 besøg: Verifikation før fase 2 audit
Fase 2-besøg: Verifikation for lukning af større afvigelser inden certificering.
Tilsynsbesøg: Verifikation af større afvigelser inden for 90 dage.
Re-certificeringsaudit: Verifikation for lukning af større afvigelser inden certificering.
Udstedelse af certifikat Når fase 2 er overstået og evt. korrigerende handlinger for større afvigelser er blevet verificeret af Valcert, indstiller ledende auditor (LA) en anbefaling til certification manager (CA), om at der kan udstedes certifikat. Så snart certification manager (CA) har genenmført verifikationsprocessen, udstedes der certifikat med bl.a. gældende scope samt udstedelses- og udløbsdato.
Opretholdelse af certificering 3. Overvågningsbesøg
For at et certifikat forbliver gyldigt, skal virksomheden til enhver tid operere i overensstemmelse med sine politikker, systemdokumentation, systemkrav, kontraktlige forpligtelser og eventuelle gældende juridiske bestemmelser. Valcert ApS vil fortsat føre tilsyn med overholdelse gennem tilsynsbesøg i virksomheden, som vil finde sted mindst én gang årligt.
Disse besøg vil blive gennemført i overensstemmelse med en auditplan udviklet af den ledende auditor. Formålet med planen er at sikre, at de elementer og processer, der indgår i ledelsessystemet, evalueres mindst én gang i gyldighedsperioden. Planen sikrer endvidere, at lokaliteter omfattet af certifikatet besøges i henhold til certificeringsgrundlaget og i overensstemmelse med akkrediteringskrav.
Datoer og tidspunkter for tilsynsbesøg aftales mellem Valcert ApS og virksomheden.
Recertificering Certifikater er gyldige i 3 år, såfremt overvågningsbesøgene afholdes årligt. I forbindelse med recertificering, udarbejdes der en ny certificeringsaftale for den kommende periode.
